- 外出先で急きょ領収書が必要になってしまった！
- 相手から領収書を渡されて「書いて」と頼まれた！
- 手元には印刷できる物がない！
急に領収書を手書きと言われても書き方が分かんないよ～
大丈夫！必要項目を押さえれば問題ないよ！
ということで、あなたが手書きで領収書を書かなくちゃいけない時の、
手書き領収書の書き方を解説します。
- どのタイプの領収書を買うのがおすすめか分かります。
- 手書き領収書の最低限書かなくちゃいけない項目が分かります。
急になれない事を頼まれるのは大変ですが、やり方さえ分かってしまえば問題ありません。
この記事を読めばあなたが急に取引先から領収書を手書きでお願いされても
ヒヤヒヤせずに乗り切れます！
それではやっていきましょう！
目次
この記事の基本情報(まとめ)
| この記事の5W1H | 内容 |
|---|---|
| What（なんの話をするの？） | 手書き領収書の書き方を解説 |
| Who1（誰に対して？） | フリーランスや個人事業主 |
| Where（どこで必要？） | 出張先、取引先 |
| When（いつ必要？） | 領収書を手書きで書かなくちゃいけない時 |
| Who2（誰が話すの？） | 会社・個人事業歴10年以上の人間 |
| Why（なぜやるの） | 領収書を書けなくて焦ってた後輩の姿を見たから |
| how（どうやって） | ポイントに絞って、項目を説明 |
この記事を書こうと思ったキッカケ
手書き領収書の書き方を記事にした理由は、僕が最近経験した事があるエピソードがキッカケです。
先日、知り合いの新人フリーランスと仕事で一緒になりました。
その際、彼が領収書の電子テンプレを忘れたとの事で、
近場のお店で買ってきた領収書に手書きで内容を書こうとしてましたが、
「手書きの領収書の書き方が分かんない（汗）」と
ネットで調べながら書いていました。
普段PCやSPで気にせずやってただろうから、手書きで領収書を書くのは焦っただろうな。
そんなエピソードがあったので、手書き領収書の書き方をまとめようと思いました
そもそも領収書とは
領収書とは、代金の受取人が支払者に対して、何らかの対価として金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類の事です。
あなたが普段買い物した時に貰えるレシートも領収書にあたります。
めっちゃ大切領収書
レシートも領収書だったんだね、受け取ってもすぐ捨てちゃってた
事業主はレシート領収書捨てちゃダメ！
つまり領収書は
あなたが商品を受け取るためにお金を支払った
という証明書です。
極論をいえば、領収書が無いとお金を払った事が証明できません。
たとえお金を払って商品やサービスを受けたのに
領収書が無いとお金を払って得たのに盗んだと濡れ衣着せられても誤解を解けません。
また、会社やフリーランスにとって領収書は事業を行う上での経費を証明する資料にもなるので超重要！
コンビニにはレジ横に捨て箱があり貰ってすぐに捨てて帰りたくなってしまいますが、領収書はとても重要な証書なので、これを知ったフリーランスの皆さんはもう領収書を捨てちゃダメ！
電子化が進んだとはまだまだ手書きの領収書は必要
2020年以降、様々な物の電子化が進みそれに伴って領収書など色々な紙媒体が電子化し始めてきました。
でも、取引先の相手の都合やその場で電子化出来なかったり、
まだまだ紙の手書き領収書でのやりとりも必要だったりします。
CtoCなど個人間で取引を仕事にしている方は特にその傾向が強いんじゃないでしょうか。
どんなに技術が発展しても全員がその発展について行けるわけじゃないよね。
本題：手書き領収書の書き方を解説
それでは本題、あなたが誰かに紙の手書き領収書を発行するまでの流れを書き方を説明します。
手書き領収書の書き方の流れは主に2ステップ
領収書はコンビニは100円ショップで買えます。管理上絶対「複写式領収書」がおすすめ。
最低限記載しなきゃいけないのは次の6つ
- 宛名
- 金額
- 発行日
- 但し
- 発行者情報
必要によっては下のものも書きます
- ハンコ
- 内訳、消費税額等
- 印紙
- 管理番号
それではくわしく解説します
STEP①手書き領収書は複写式を購入しよう
手書き領収書の用紙はコンビニや文具店、100円ショップで販売されています。
コンビニ、100円ショップ、文具屋、本屋、ホームセンター、スーパー、等
ここで注意したいのは購入する領収書は複写式を選ぼうということ。
領収書の用紙は2種類、単式伝票と複写式伝票があります
- 単式伝票の領収書
1枚ずつ単独で記入する普通の紙を使った領収書
- 複写式の領収書
裏にカーボン紙またはノンカーボン紙で作られていて、1枚書いたら下の紙に複写されるタイプの用紙を使った領収書
複写式領収書は2枚で1つの領収書として扱うため、同じ枚数でも単式の半分の領収書しか作成できません。
それでも3つの理由で複写式領収書をおすすめさせていただきます。
複写式領収書を選ぶ理由①：領収書の控え忘れがち問題を予防
領収書は相手に渡せればそれでオッケーなのでついついそこに集中しがちですが、
領収書は手書きして相手に渡して終わりではありません。
経理帳簿につけるまでが領収書です。
あなたがお客様からお金を貰って手書きの領収書を発行した後、
お金を貰ったという経理帳簿を作成しなくちゃいけません。
慣れてくれば問題ないけど、フリーランスなりたての時は相手との取引と仕事をこなすが精いっぱい。
仕事が終わった後の経理作業は抜けがちです。
その場ですぐやればいいのについつい後回しにしてしまい、
いざ帳簿を付けるときに
領収書に書いた事思い出せない！
みたいな状況はよくあります。
少なくとも私はそうでした。
なので、1回書けば自分の手元に資料が残る複写式領収書を選びましょう。
複写式領収書を選ぶ理由②書類証憑への貼り付けが楽
経理帳簿を付ける時、書類証憑を作る場合があります。
領収書の原本をノートに貼り付けて本みたいにするやつです。
その時に複写式領収書だったらその時書いた控えをそのまま証憑に貼り付ければ良いので、
別途もう一度領収書を書く必要がありません。領収書を作る時はその後の経理作業の事も考えておきましょう。
複写式領収書を選ぶ理由③領収書の改ざん防止
複写式領収書が100％安全というわけではありませんが、ボールペンとかで書いた領収書はぶっちゃけ悪い事しようと思ったら金額を変えたりとかできてしまいます。それは犯罪にあたりますので、犯罪防止の観点からも複写式領収書を使っておきましょう。
手書き領収書に使う用紙は複写式領収書を選ぼう
- 控えを書く手間が省ける
- 経理帳簿作成が楽
- 改ざん防止
STEP②領収書に必要事項を手書きしよう
領収書を買ったらいよいよ内容を記入していきます。
そのあたりで購入できる領収書はおそらく下記の様なデザイン
これが領収書中身です。領収書(控)に書いた内容が、1つ下の領収書にも反映されます。
複写式領収書には厚紙が付属されてます。仕様上書いた部分の下にある全ての用紙が複写されるので、手書きで領収書を書く時は間に厚紙を敷いて必要以上に複写されないようにしましょう。
さて、なんとなくデザイン上どこに文字を書けばいいのか分かるけど
何を書いたらいいんだろう？
という方向けに最低限書かなきゃいけなポイントを5つに絞ります。
領収書を書く際に必要な項目5つ
手書き領収書を書く上で記載が必要な所は次の通り
- 宛名
- 金額
- 発行日
- 但し
- 発行者情報
それでは詳しく見ていきます。
領収書の必須項目①宛名
お金を支払った人の氏名や会社名を書きましょう。誤字脱字が無いように必ず相手に確認して正式名称を書きましょう。相手から「上様」でお願いと頼まれた時は宛名の記載はそれで構いません。
正式名称じゃないと証明書として受け付けない所もあるので、絶対に間違えてはいけません
領収書の必須項目②金額
金額は実際に受け取った代金の合計(税込金額)で領収書に記載しましょう。
改ざん防止のため、下記の様な形式で記入します。
- 金額の左端には「￥」または「金」
- 金額の右端には「ー」または「也」
- 3桁ごとに「,」で区切る
もっと厳しく改ざん防止を行う場合、数字をアラビア数字ではなく漢字「壱、弐、参」にして領収書を作成するとより改ざんを防止対策のとれた領収書にできます。
領収書の必須項目③発行日
手書き領収書の発行日はお金を「受け取った日の日付」を手書きします。
金銭をやり取りした当日ではなく、後日に相手に領収書を送る場合もありますが、
その場合も領収書を発行した日にちではなくお金を受け取った日付が発行日です。
「年号○○年」でも「20○○年」でもどちらでも大丈夫ですが必ず正式な日にちの書き方で領収書を書きましょう。
領収書の必須項目④但し
但しとは、金銭が何のために支払われたのかを一言でまとめて書くところです。
ここがレシートと領収書の違う所です。
レシートは明細なので買った商品が一つ一つ記載されますが、
領収書は合算のためいろいろ買ったけどこれを一言でまとめるて
「○○のために買いました」と書くところが但し
但しに書く内容は相手の経理処理に合わせて表記しましょう
あまりにも実際とかけ離れた但し記入を求められたら断りましょう
領収書の必須項目⑤発行者名
発行者名はこの領収書を作って相手に渡した人物＝自分の宛名も記載します。
フリーランスの人は住所・屋号(あれば)・名前を記載しておけば問題ありません。誤字脱字が無いよう正式名称でしっかり書きましょう。
必要だったら行う項目
手書き領収書は先ほどの5つの情報（宛名、金額、発行日、但し、発行者情報）があれば税務署の要件を満たしています。
でも取引する相手の事情によっては他にも記載しなきゃいけない事もあります。
それは
- ハンコ
- 内訳
- 管理番号
- 印紙
これらについても触れておきます
絶対におさえなきゃいけないポイントは抑えたので、軽く読み流すくらいでOK！
ハンコ
正直領収書に印鑑ハンコは必要ないですが、まだまだ、ハンコが押されていない領収書じゃダメっていう会社や個人は衣マウス。その場合はお客様のルールに合わせてハンコを押してあげましょう。シャチハタだとダメッていう所が多いので認印などを用意しておきましょう。
内訳
税抜金額と消費税額を分けて記入するところです。会社勤めとフリーランス合わせて10年やってる中で、内訳の未記載で書き直しになった事はないので、書かなくても大丈夫だと思ってます。
仕事柄、内税で業務を請け負う事が多いので、正直領収書の税抜金額と消費税金額を分けて書いてと言われても分かりません
今後インボイス制度が正式に始まったら必須記載事項になるかもしれませんね
管理番号
右上のNo.は自分が発行した領収書を管理するための番号です。番号はひらがなでも番号でも英数字でもなんでも良いです。正直私は領収書で書いた事ありません。
書くことのメリットとしては、過去の領収書を探すときに楽、ぐらいの感覚です。
印紙
一定金額以上のお金を受取った場合、発行側は領収書に印紙を貼らないといけません。
でも実際ちゃんとやってる所も少ないです。
家電量販店などで高額な物を購入した際に領収書を貰う場合、
必要時はちゃんと
領収書に印紙を貼ってください
ってカスタマーセンターにお願いしよう。
まとめ：どんなに楽になってもポイントは知っておこう！
今回は手書きで領収書を作成しなくちゃいけなくなったあなたが困らない様に
手書き領収書の書き方解説として
- 購入する用紙の種類
- 必要な記入項目５つ
について解説しました。
ポイントさえ分かっていれば、相手に渡されたなじみのない領収書用紙でも問題なく領収書を書くことが出来ます
最低限の必要項目はしっかりと把握しておきましょう。
必須項目が分からないと相手から領収書を貰った場合に間違っていても再発行をお願いできません。
みなさんの仕事が充実することを祈ってます
最後まで読んでいただきありがとうございました。
